Перейти к содержанию

Обращение с исследуемым препаратом

СТАНДАРТНАЯ ОПЕРАЦИОННАЯ ПРОЦЕДУРА

Обращение с исследуемым препаратом

Номер СОП: СОП-КИ-07

Версия: 1.0

Дата эффективности: 01.04.2025

Планируемая дата пересмотра СОП: 01.04.2027

           ФИО            Должность                                 Подпись   Дата

Утвердил Деева Н.А. Генеральный директор
Разработал Кулямин А.И. Специалист по клиническим исследованиям

История изменений документа

Версия Дата эффективности Изменения Необходимость тренинга

СОП-КИ-07, версия 1.0 01.04.2025 Первоначальный документ. Да

  1. НАЗНАЧЕНИЕ ПРОЦЕДУРЫ

Описать требования и процедуры, относящиеся к поставке исследуемых лекарственных препаратов в исследовательские центры и контролем за их обращением, а также минимальные требования к обращению со вспомогательными препаратами, используемыми в клинических исследованиях.

  1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Порядок получения исследуемого медицинского препарата от Спонсора, взаимодействие с поставщиком логистических услуг, доставку ИП в исследовательские центры, использование (хранение, учет, распределение и возврат) ИП в исследовательских центрах, возврат ИП из исследовательских центров и передача использованного ИП Спонсору / на уничтожение.

  1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА

  2. ГОСТ Р 52379-2005 «Надлежащая клиническая практика»

  3. Федеральный закон РФ №61-ФЗ от 12.04.2010 г «Об обращении лекарственных средств»

  4. Правила надлежащей клинической практики Евразийского экономического союза (Решение Совета Евразийской экономической комиссии №79 от 03.11.2016 г.)

  5. Правила надлежащей производственной практики Евразийского экономического союза (Решение Совета Евразийской экономической комиссии №77 от 03.11.2016 г.)

  6. Решение Совета Евразийской экономической комиссии №85 от 03.11.2016 г. \"Об утверждении Правил проведения исследований биоэквивалентности лекарственных препаратов в рамках Евразийского экономического союза\"

  7. International Council for Harmonization of Technical Requirements for Pharmaceuticals for Human Use (ICH) Guideline for Good Clinical Practice E6 (R2).

  8. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

GCP Good Clinical Practice

TMF Trial Master File БИ Брошюра исследователя ИП Исследуемый препарат ИРК Индивидуальная регистрационная карта КИ Клиническое исследование КИО Контрактная исследовательская организация КЦ Клинический центр ЛЭК Локальный этический комитет МЗ Министерство здравоохранения РКИ Разрешение на проведение клинического исследования СНЯ Серьезное нежелательное явление СОП Стандартная операционная процедура

  1. ОБЯЗАННОСТИ

Менеджер проекта {#менеджер-проекта .list-paragraph}

Отвечает за согласование использования ИП в проекте, организацию ввоза ИП, одобрение отправок ИП. Управляет обращением ИП на протяжении всего проекта, согласовывает перемещение ИП (включая передачу на уничтожение).

Монитор {#монитор .list-paragraph}

Обеспечивает своевременную отправку ИП в исследовательские центры, контроль поступления, учета, хранения, распределения и возврата ИП в центрах в соответствии с регуляторными требованиями и протоколом. Проводит финальный учет ИП в центре и организует забор ИП из центра.

  1. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ

Общие положения

Передача ИП {#передача-ип .list-paragraph}

Факт передачи ИП от Спонсора компании, от компании третьим лицам (в том числе исследовательским центрам), и обратно, должен быть задокументирован.

Должны оформляться акты приема-передачи ИП, либо Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме перевозчика. Акты должны быть подписаны уполномоченными лицами обеих сторон.

Управление поставками ИП

В договоре со Спонсором должно быть определено, кто (Спонсор или компания) отвечают за управление ИП во время КИ. В зависимости от договора, компании может быть делегировано:

  • Организация ввоза ИП

  • Хранение и/или перемаркировка ИП на складе (логистическое депо)

  • Доставка ИП в исследовательские центры

  • Забор ИП из центров

  • Уничтожение ИП

В случае, если все или часть данных обязанностей делегированы компании, менеджер проекта отвечает за подбор поставщика логистических услуг для использования в проекте и согласование со Спонсором.

В мониторинговом плане должно быть указано, кто отвечает за логистику ИП, контакты поставщика услуг, определены использующиеся процедуры.

Для поставок/возврата/перемаркировки/уничтожения ИП используются соответствующие процедуры поставщика услуг компании.

Монитор должен проверить факт доставки ИП в исследовательский центр под контролем условий транспортировки (в сопровождении температурного датчика) и помещение его в зону карантина до подтверждения возможности его использования.

Менеджер проекта должен запросить у поставщика услуг документацию, о соблюдении необходимых условий во время хранения на складе поставщика и доставки в исследовательский центр. Представленные документы оцениваются монитором на предмет соблюдения условий хранения, передаются в исследовательский центр, после чего, при соответствии всем требованиям, доставленный ИП может быть использован в соответствие с Протоколом.

Инструкции по обращению с ИП

Должны быть разработаны проект-специфичные инструкции по обращению с ИП для сотрудников исследовательского центра и/или монитора. Инструкции могут быть включены в состав протокола, либо быть отдельным документом.

Менеджер проекта отвечает за составление инструкций, либо запрашивает их у Спонсора (как применимо по договору).

Действия при нарушении условий хранения ИП / повреждении ИП

Менеджер проекта должен получить от Спонсора (или уполномоченного представителя) инструкции к действию в случае нарушения условий хранения ИП (при транспортировке, хранении в центре), а также в случае обнаружения повреждения ИП.

В случае нарушения условий доставки ИП в исследовательский центр, ИП должен быть помещен отдельно от остального ИП (необходимо однозначно идентифицировать данное место хранения) и не должен использоваться до получения письменного подтверждения со стороны уполномоченного представителя Спонсора. ИП не должен использоваться в случае его повреждения.

Монитор немедленно сообщает менеджеру проекта, а менеджер проекта передает уполномоченному сотруднику Спонсора всю информацию (сведения о доставке, температурные логи, фотографии поврежденного ИП).

Письменные указания Спонсора передаются монитором в исследовательский центр. В случае, если ИП не может использоваться, он подлежит возврату и/или уничтожению.

Отзыв серии ИП

В случае получения информации об отзыве ИП, менеджер проекта немедленно (по телефону, дублируя письмом) извещает исследовательские центры о необходимости прекратить использование ИП, совместно с сотрудниками Спонсора разрабатывает письменные инструкции по отзыву для распространения монитору и в исследовательские центры.

В зависимости от причины отзыва и согласно требованиям Спонсора и особенностям протокола КИ, исследователи могут быть проинформированы о необходимости:

  • Прекратить распределение ИП субъектам КИ

  • Поместить ИП в карантин (отдельно от остального ИП с однозначной идентификацией)

  • Проинструктировать субъектов вернуть ИП на текущем визите

  • Немедленно связаться с субъектами и проинструктировать их прекратить прием ИП

  • Назначить внеочередные визиты субъектов для возврата ИП и выдачи другого (другой серии, либо замещающего препарата)

Вся информация должна быть задокументирована в Файле исследователя, а также в первичной документации субъектов. Исследователи должны проинформировать ЛЭК в соответствии с требованиями ЛЭК.

Монитор обеспечивает соблюдение исследователями применимых требований.

Получение ИП от Спонсора

Менеджер проекта отвечает за расчет требуемого количества ИП и передачу данных Спонсору.

Если ИП передается от Спонсора на склад -- прием ИП документируется в соответствии с процедурами склада. Также оформляется акт приема-передачи ИП от Спонсора компании, либо Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме перевозчика.

Сотрудники склада передают менеджеру проекта информацию и документы о поставке ИП. Менеджер проекта получает в письменном виде (по электронной почте) подтверждение от сотрудников склада о целостности доставленного ИП, соблюдения условий доставки. Без подтверждения не должна осуществляться дальнейшая отправка ИП в центры!

Вся информация о получении ИП от Спонсора хранится в Файле Спонсора.

Закупка ИП

Менеджер проекта отвечает за расчет требуемого количества, закупаемого ИП и передачу данных поставщику услуг для осуществления закупки.

Закупленный ИП должен быть промаркирован на складе до отправки в центры.

Отправка ИП в исследовательские центры

Первая отправка ИП может осуществляться только после утверждения первой отправки менеджером проекта.

После утверждения менеджером проекта первой отправки ИП в центр, монитор связывается с сотрудниками склада / представителями Спонсора и в письменном виде (по электронной почте) сообщает сведения о требуемой поставке (адрес центра, время, количество ИП, контактные лица).

Монитор проверяет осуществление поставки и соблюдение требований к транспортировке ИП (температурный режим, целостность упаковки) на визите открытия центра и оформляет акт приема-передачи ИП в исследовательский центр (в 2 экземплярах для файла Спонсора и файла исследователя), либо проверяет наличие оформленных актов / ТТН по форме грузоперевозчика / отправителя.

Хранение, учет и распределение ИП в исследовательских центрах

  1. Получение и хранение ИП

Получение исследователем ИП должно документироваться в соответствующей форме логистической компании, при этом должно быть указано соблюдены ли условия доставки ИП (контроль температуры), верное количество ИП и целостность упаковки. Оригинал формы хранится в файле Исследователя, копия передается монитору на визите. Также должны составляться документы о передаче препарата: акты приема-передачи, либо ТТН по форме перевозчика.

Данные о полученном ИП вносятся ответственными сотрудниками центра в Журнал учета ИП, который проверяется монитором во время визитов. Монитор проверяет условия хранения, срок годности и остатки ИП на каждом визите.

ИП должен храниться в помещении с ограниченным доступом и контролируемыми условиями (температура, влажность) в соответствии с требованиями протокола и/или инструкций ответственными сотрудниками центра (в соответствии с распределением обязанностей), что должно подтверждаться соответствующей документацией (место и условия хранения ИП должны быть согласованы с центром монитором на визите оценки).

Должны вестись журналы контроля температуры.

  1. Учет и распределение ИП субъектам исследования

ИП выдается субъектам КИ в соответствии с протоколом КИ и фиксируется в первичной документации субъектов.

Документирование выдачи ИП зависит от типа КИ.

КИ I фазы/БЭ

Учет, выдача ИП субъектам и прием ИП производится в соответствии с Протоколом КИ и СОП исследовательского центра (если применимо) и фиксируется в Журнале учета и распределения ИП; также могут применяться логи в соответствии с СОП центра и/или Протоколом исследования.

Возвращённый/неиспользованный ИП должен храниться в надежном месте до тех пор, пока монитор не произведет окончательный учет всего возвращенного субъектами использованного / неиспользованного ИП, монитор документирует учет в журнале учета ИП.

Главный исследователь подписывает форму после проведения окончательного учета.

Многоцентровые исследования (II-IV фаза)

Учет, выдача и возврат субъектами ИП фиксируется в журналах учета ИП и журналах распределения ИП. Исследователь должен проинструктировать субъекта о правильном использовании ИП, а также о необходимости вернуть все упаковки ИП (использованные и неиспользованные) исследователю. Номера выданных упаковок ИП должны быть записаны в ИРК и в первичной документации субъекта. Если применимо, номер субъекта (и номер визита) пишется на упаковке ИП, выданного ему.

  1. Обязанности монитора во время клинической части КИ в исследовательском центре по контролю и учету ИП

  2. Проверяет документы на каждом визите и сравнивает с остатками ИП и/или возвращенным ИП. Любые несоответствия должны быть обсуждены с сотрудниками центра и задокументированы.

  3. Делает копии журналов учета и распределения ИП на каждом визите, а при закрытии центра -- забирает оригиналы для файла Спонсора (в файле Исследователя остаются копии).

  4. Собирает всю прочую документацию по поставкам хранению и учету ИП в центре.

  5. Контролирует остатки ИП в центре, сроки годности и (при необходимости) организует дополнительные поставки ИП.

  6. Контролирует распределение ИП субъектам в соответствии с рандомизационной схемой (или как применимо), проверяет документацию по рандомизации.

  7. Проверяет документирование всей информации о распределении ИП субъектам, использовании и возврате ИП субъектами в первичной документации и ИРК.

  8. Документирует всю информацию об ИП в центре в мониторинговые отчеты, контролирует разрешение вопросов после визита.

Возврат ИП из исследовательских центров

  1. Возврат ИП из исследовательских центров

После окончания участия субъектов КИ в центре, монитор проводит финальный учет ИП в центре (документируется в журнале учета) и упаковывает (включая маркировку) ИП для отправки его на склад. Любые расхождения должны быть задокументированы исследователями и подтверждены монитором. Монитор упаковывает остатки ИП и маркирует коробку:

  • Номер протокола

  • Название Спонсора и КФИ

  • Название препарата и количество в коробке

  • Номер и название центра, ФИО Главного Исследователя

  • Дата упаковки

Монитор отправляет запрос на отправку ИП на склад, либо менеджер проекта отправляет запрос на возврат Спонсору (как применимо). Также оформляются акты приема ИП из исследовательского центра (если применимо) и передачи Спонсору (если препарат возвращается Спонсору, а не уничтожается поставщиком услуг), либо оформляются ТТН по форме перевозчика.

  1. Уничтожение ИП

В договоре со Спонсором должно быть установлено, кто отвечает за уничтожение ИП. Если компания отвечает за уничтожение ИП, соответствующая документация хранится в файле Спонсора. Как правило, ИП может быть уничтожен после подачи отчета об исследовании, уничтожение ИП должно быть письменно согласовано со Спонсором.

Если установлено требованиями Спонсора, в исключительных случаях ИП может быть уничтожен в исследовательском центре в соответствии с законодательством и процедурами исследовательского центра и/или инструкциями Спонсора. Документация передается в файлах исследования.

  1. ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛОЖЕНИЙ

Приложение 1. Форма проверки готовности отправки препарата в центр (образец)

Приложение 2. Форма получения и возврата препарата (образец)

Приложение 3. Форма журнала учёта температуры хранения ИП (образец)

Приложение 4. Форма учета и распределения препарата в центре (образец)