Перейти к содержанию

Ведение документации КИ

СТАНДАРТНАЯ ОПЕРАЦИОННАЯ ПРОЦЕДУРА

Ведение документации клинического исследования

Номер СОП: СОП-КИ-05

Версия: 1.0

Дата эффективности: 01.04.2025

Планируемая дата пересмотра СОП: 01.04.2027

           ФИО            Должность                                 Подпись   Дата

Утвердил Деева Н.А. Генеральный директор
Разработал Кулямин А.И. Специалист по клиническим исследованиям

История изменений документа

Версия Дата эффективности Изменения Необходимость тренинга

СОП-КИ-05, версия 1.0 01.04.2025 Первоначальный документ. Да

  1. НАЗНАЧЕНИЕ ПРОЦЕДУРЫ

Определить структуру Основного файла исследования (файла Спонсора) и файла Исследователя (центра), требования к нему и правила обращения с ним, чтобы обеспечить надёжное и организованное хранение документов по исследованию.

  1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Описание структуры и содержание файлов исследования (файла Спонсора и файла Исследователя), порядок их создания, ведения и хранения.

Глава 8 "Основные документы для проведения клинического исследования" ICH GCP устанавливает требования к ведению документации исследования до, во время, и после проведения клинической части исследования: «Основными документами являются те документы, которые вместе или по отдельности позволяют оценить проведение исследования и качество полученных данных. Эти документы служат доказательством соблюдения исследователем, Спонсором и монитором стандартов надлежащей клинической практики (GCP) и нормативных требований».

  1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА

  2. ГОСТ Р 52379-2005 «Надлежащая клиническая практика»

  3. Федеральный закон РФ №61-ФЗ от 12.04.2010 г «Об обращении лекарственных средств»

  4. Правила надлежащей клинической практики Евразийского экономического союза (Решение Совета Евразийской экономической комиссии №79 от 03.11.2016 г.)

  5. Правила надлежащей производственной практики Евразийского экономического союза (Решение Совета Евразийской экономической комиссии №77 от 03.11.2016 г.)

  6. Решение Совета Евразийской экономической комиссии №85 от 03.11.2016 г. \"Об утверждении Правил проведения исследований биоэквивалентности лекарственных препаратов в рамках Евразийского экономического союза\"

  7. International Council for Harmonization of Technical Requirements for Pharmaceuticals for Human Use (ICH) Guideline for Good Clinical Practice E6 (R2).

  8. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

GCP Good Clinical Practice

TMF Trial Master File БИ Брошюра исследователя ИП Исследуемый препарат ИРК Индивидуальная регистрационная карта КИ Клиническое исследование КИО Контрактная исследовательская организация КЦ Клинический центр ЛЭК Локальный этический комитет МЗ Министерство здравоохранения РКИ Разрешение на проведение клинического исследования СНЯ Серьезное нежелательное явление СОП Стандартная операционная процедура

  1. ОБЯЗАННОСТИ

Менеджер проекта {#менеджер-проекта .list-paragraph}

Отвечает за ведение файла Спонсора (основная часть -- часть 1) на всех этапах проекта, поручает монитору и контролирует ведение файла Спонсора (документация по клиническим центрам -- часть 2) (или отдельных частей) на определенных этапах проекта.

Отвечает за передачу файла Спонсору в конце исследования или архивирование (в соответствии с договором).

Монитор {#монитор .list-paragraph}

Отвечает за ведение файла Спонсора в соответствии с поручением менеджера проекта, отвечает за ведение файлов для соответствующих центров.

Формирует файл исследователя для отправки в центр до инициации, контролирует ведение файла исследователя исследователями на мониторинговых визитах и его архивирование.

Отдел обеспечения качества {#отдел-обеспечения-качества .list-paragraph}

Проверка ведения файлов исследования в случае проведения аудитов.

  1. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ

Общие положения

Все документы проекта хранятся в файлах исследования:

Файл Спонсора (Основной файл исследования)

Хранится в офисе компании Спонсора/КИО, ведется в соответствии с утвержденным содержанием. Состоит из:

  • Общей части -- общая документация по проекту.

Ведется менеджером проекта, создается после заключения договора со Спонсором. Ведение может быть передано монитору на любом этапе проекта.

  • Центр-специфичной части -- документация, специфичная для исследовательских центров. Ведется монитором центра, создается после одобрения центра. В случае многоцентровых исследований создается отдельный файл для каждого центра\исследователя.

Файл исследователя (файл ИЦ)

Формируется монитором до открытия центра, ведется в соответствии с утвержденным содержанием в центре во время исследования, во время закрытия центра файл архивируется.

В центре файл ведется исследователями, монитор проверяет файл на каждом визите, дополняет необходимыми документами.

Проверка файлов

Проверка файлов осуществляется в порядке, установленном данной СОП с помощью проверочного списка, в который вносится все находящиеся в файле документы с номерами версий и датами, а также комментарии (при необходимости). Данная форма может быть адаптирована менеджером проекта под проект-специфичное содержание.

Ведение файлов КИ

Общие требования к ведению файлов исследования

Требования к документам в файле исследования

Документы должны помещаться в файлы своевременно (по мере их появления)

Документы исследования должны:

  • Соответствовать применимым юридическим и регуляторным требованиям.

  • Быть четко написанными, аккуратными с учетом цели и назначения

  • Быть датированными с указанием версии (если применимо) и иметь ссылку на автора или источник

  • Быть одобренными, подписанными и датированными соответствующими лицами (если применимо)

Все папки файлов должны иметь идентификацию (номер проекта, название Спонсора, название препарата).

Формат документов

Все документы собираются в бумажном виде. Файлы Спонсора и Исследователя содержат оригиналы документов, если иное не сказано в мониторинговом плане / нормативных требованиях и т.д. (например, оригиналы договоров)

Все документы собираются в одном экземпляре (если не требуется иначе), кроме хронологически отличающихся версий документа (например, копии журналов, сделанные на разных визитах).

Все копии должны быть подписаны и датированы лицом, сделавшим копию.

Все документы собираются в хронологическом порядке, при этом сверху находятся документы с самой поздней датой.

Недочёты документов

Если в документах файла имеются недочёты / несоответствия, противоречивые данные, или требуемые документы отсутствуют, необходимо объяснить имеющиеся недочёты в форме «Примечание», которая вкладывается в соответствующую секцию файла.

Правила ведения записей и внесения исправлений

Вся информация фиксируется параллельно с совершаемыми действиями. Записи, сделанные от руки, должны быть разборчивыми, при этом используются авторучки (не использовать карандаши и водорастворимые чернила).

Все исправления в документе должны позволять отслеживать изменения (перечеркивание неверной информации одной линией), быть подписаны, датированы и объяснены (при необходимости) лицом, сделавшим исправление.

Использование форм и приложений к СОП

Для создания документов и ведения записей должны использоваться соответствующие приложения к СОП, если они есть. При этом должны использоваться формы действующих версий.

Могут создаваться проект-специфичные версии документов. Менеджер проектов отвечает за создание и своевременное обновление форм в соответствии с требованиями СОП и законодательства, а также распространение актуальных версий среди членов команды проекта.

Регуляторные документы

Как в файле Спонсора, так и в файле Исследователя должны находиться нормативные документы, регулирующие проведение клинического исследования. В случае, если в офисе компании и/или исследовательском центре есть центральный файл с регулирующими документами, допускается вложить в файл список регулирующих документов с пояснением. Монитор отвечает за проверку полноты и корректности документов, представленных в центральном файле как в офисе компании, так и в центре.

Требования Спонсора

Если определено в договоре со Спонсором, файл Спонсора может вестись по СОП Спонсора, либо в соответствии с содержанием, утвержденным Спонсором для данного проекта.

Также в договоре определяется, какие документы подлежат отправке Спонсору во время исследования:

  • Документы -- перечень и требования к ним (в т.ч. используемые формы)

  • Копии (сканы) / оригиналы

  • Сроки отправки

  • Иные требования

Менеджер проекта отвечает за предоставление корректных версий документов.

Надлежащее ведение документации

При ведении документации необходимо придерживаться принципов, которые были впервые описаны US-FDA в виде требований к данным, обозначаемым как ALCOA (предметные, разборчивые, одновременные, оригинальные и точные). Они были адаптированы Всемирной организацией здравоохранения (ВОЗ). Эти критерии эволюционировали со временем. EMA добавила еще несколько принципов для описания качеств хорошей исходной документации, особенно для электронной документации.

В совокупности необходимо придерживаться следующих требований к данным КИ:

+-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | A | Attributable / Предметные | Должно быть понятно, кто документировал данные. | +=======+===================================+=============================================================================================================================================================================================================================================================================+ | L | Legible / Разборчивые | Читаемые, подписи идентифицируются. | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | C | Contemporaneous / | Информация должна быть задокументирована в правильные временные рамки вместе с потоком событий. Если клиническое наблюдение не может быть введено после его изготовления, необходимо записать хронологию. Допустимая величина задержки должна быть определена и обоснована. | | | | | | | своевременные, одновременные | | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | O | Original / Оригинальные | Оригинал, если не оригинал, должен быть точной копией; первая запись, сделанная соответствующим лицом. У следователя должен быть оригинальный исходный документ. | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | A | Accurate / Точные | Точное, последовательное и реальное представление фактов. | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | E | Enduring / Выносливые | Долговечные | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | A | Available and accessible/ | Легко доступные для обзора лечения и во время проверок. Документы должны быть предоставлены в разумные сроки. | | | | | | | Доступные | | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | C | Complete / Полные | Завершенные до этого момента. | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | C | Consistent / | Постоянно демонстрировать требуемые атрибуты. | | | | | | | Последовательные | | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | C | Credible / | На основе реальных и достоверных фактов. | | | | | | | Заслуживающие доверия | | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | C | Corroborated / Подтвержденные | Данные должны подкрепляться доказательствами. | +-------+-----------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+

Ведение файла Спонсора

Создание файла Спонсора

Менеджер проекта отвечает за создание файла Спонсора после заключения договора со Спонсором в соответствии с утвержденным содержанием.

Хранение файла Спонсора

Во время проведения исследования файл Спонсора должен храниться в надежном месте с ограниченным доступом. Доступ к файлу Спонсора допускается только для:

  • Команды проекта (менеджер проекта, монитор(ы) и т.д.) и другие авторизованные сотрудники компании

  • Авторизованного персонала Спонсора (по предварительному согласованию)

  • Представителей регуляторных органов и иных лиц в соответствии с законодательством РФ

  • Независимых аудиторов (в рамках соглашений компании / Спонсора по соответствующим процедурам)

Ведение фйла Спонсора

Менеджер проекта отвечает за ведение [основной части]{.underline}, монитор отвечает за ведение центр-специфичной части для соответствующих центров. Менеджер проекта может передать обязанность по ведению [основной части]{.underline} монитору на любом этапе проекта. Менеджер проекта несет общую ответственность за ведение файла Спонсора.

По мере необходимости, на любом этапе ведения проекта (а также во время внутренних аудитов) может осуществляться проверка файла с помощью проверочного списка.

Передача / архивирование файла Спонсора

В конце исследования перед архивированием/передачей файла Спонсора монитор под контролем менеджера проекта проверяет содержание с помощью проверочного списка, подробно перечисляя все документы, находящиеся в файле (с указанием названия, дат, версий и т.д.). Содержание файлов исследования согласовывается со Спонсором.

После завершения исследования (не ранее передачи Спонсору одобренного финального отчета) файл Спонсора передается Спонсору для долгосрочного хранения, либо, если предусмотрено договором, архивируется. Составляется акт приема-передачи (в случае передачи файла Спонсору), либо подтверждающие документы.

Ведение файла исследователя

Создание файла исследователя

Монитор создает файл Исследователя в соответствии с утвержденным содержанием в рамках подготовки центра к открытию по соответствующим СОП.

Монитор организует отправку файла в центр (доставка должна быть документально подтверждена), и проверяет комплектность на инициирующем визите и при каждом мониторинговом визите.

Хранение и ведение файла исследователя

Монитор должен на этапе отбора центра и при проведении визита открытия убедиться в возможности центра хранить (в т.ч. долгосрочно) и вести документы в соответствии с требованиями данной СОП, GCP, протокола и иных требований. В центре файл хранится в надежном месте с ограниченным доступом, который должен быть предоставлен только следующим лицам:

  • Авторизованным сотрудникам центра (команда исследователей)

  • Авторизованным сотрудникам компании (монитор, менеджер проекта и др.) -- в рамках мониторинга / аудита.

  • Авторизованным представителям Спонсора -- в рамках ко-мониторинга / аудита

  • Представителям регуляторных органов и иным лицам в соответствии с законодательством РФ

  • Независимым аудиторам (в рамках соглашений компании / Спонсора по соответствующим процедурам)

Монитор должен проинформировать исследователей о необходимости согласования любых изменений в порядке ведения/хранения файла.

Монитор отвечает за проверку ведения файла, а также за своевременное предоставление документов в/из файла Спонсора.

Архивирование файла исследователя

Процедуры архивирования файла исследователя описаны в СОП «Визит закрытия центра» в ее текущей версии.

  1. ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛОЖЕНИЙ

Приложение 1. Содержание Основного файла исследования (Спонсора)

Приложение 2. Содержание файла исследовательского центра

Приложение 3. Форма проверки содержания Основного файла исследования (Спонсора)

Приложение 4. Форма проверки содержания файла исследовательского центра